一、前期準(zhǔn)備階段
前期準(zhǔn)備工作是整個(gè)軟件選型過程的基礎(chǔ)，包括明確自身需求，擬定招標(biāo)文件，制定考核和評(píng)分體系等主要環(huán)節(jié)。注意，需求表達(dá)要做到無二義性。目前，大部分用戶單位在這個(gè)環(huán)節(jié)上做得比較草率，導(dǎo)致信息化成功率低。用戶單位在招標(biāo)前要對(duì)自身的需求進(jìn)行廣泛調(diào)研，對(duì)主要業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分析和優(yōu)化，確定信息化的總體規(guī)劃、實(shí)施方案、資金預(yù)算和數(shù)據(jù)規(guī)范等內(nèi)容。
目前，多數(shù)單位在進(jìn)行軟件選型之前只有一些初步的設(shè)想，并沒有形成明確的需求，容易在軟件選型的過程中被軟件廠商所誘導(dǎo)，甚至導(dǎo)致IT 項(xiàng)目實(shí)施的目標(biāo)遠(yuǎn)離信息化的初衷。需求分析可由用戶單位的IT 部門完成，也可以委托專業(yè)的信息化咨詢公司完成。
例如企業(yè)信息化，需求一方面要結(jié)合企業(yè)現(xiàn)有的管理要求和管理水平，通過流程分析和瓶頸問題分析，整理出企業(yè)自身的信息化需求;另一方面，要與企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略相結(jié)合，并充分考慮企業(yè)當(dāng)前應(yīng)用系統(tǒng)以及未來一定時(shí)間內(nèi)不同應(yīng)用系統(tǒng)間的集成問題。
在需求明確后，要制定詳細(xì)的招標(biāo)流程。在招標(biāo)文件中分別擬定技術(shù)和商務(wù)條款，并根據(jù)自身特點(diǎn)將各個(gè)條款賦予不同的權(quán)重，建立軟件產(chǎn)品選型的考核與評(píng)分體系，并要求備選IT 企業(yè)在解決方案中必須逐項(xiàng)明確回復(fù)。
軟件選型要重點(diǎn)考核的內(nèi)容包括行業(yè)匹配度、產(chǎn)品成熟度、產(chǎn)品特點(diǎn)、系統(tǒng)功能、系統(tǒng)性能(包括開放性、可擴(kuò)展性、配置能力等)、方案水平、典型用戶、實(shí)施顧問團(tuán)隊(duì)(尤其是項(xiàng)目經(jīng)理)、公司實(shí)力、本地化服務(wù)能力等方面。
二、中期初選階段
在這個(gè)階段，先進(jìn)行標(biāo)書評(píng)定，剔除無效標(biāo)書;然后通過考題和流程模擬來分析產(chǎn)品解決問題的能力，充分評(píng)價(jià)供應(yīng)商的項(xiàng)目實(shí)施和服務(wù)能力，考察典型用戶的應(yīng)用情況;最后結(jié)合信息化規(guī)劃，考慮當(dāng)前和未來系統(tǒng)間的集成方案。
通過公開招標(biāo)或邀標(biāo)等方式，邀請(qǐng)軟件供應(yīng)商投標(biāo)。投標(biāo)書中明確規(guī)定投標(biāo)方應(yīng)嚴(yán)格按照招標(biāo)書規(guī)定的格式和內(nèi)容撰寫。由于一些軟件供應(yīng)商不嚴(yán)格按照招標(biāo)要求撰寫標(biāo)書，只介紹產(chǎn)品的功能，不解答標(biāo)書中規(guī)定的問題，甚至拿以往投標(biāo)書的翻版。所以，在收集到投標(biāo)文件后，應(yīng)首先對(duì)投標(biāo)書進(jìn)行內(nèi)容審查，查看標(biāo)書撰寫是否規(guī)范，分析投標(biāo)書內(nèi)容是否針對(duì)標(biāo)書中提出的問題和要求進(jìn)行全面、明確的回答，并對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，分析廠商的重視程度。經(jīng)過分析、比較，剔除無效或不滿足要求的標(biāo)書。
其次，通過方案講解演示、流程模擬和做考題等多種形式考察軟件廠商的產(chǎn)品和解決問題的能力。其中，做流程模擬和做考題是一種非常好的做法，也就是根據(jù)自身信息化需求的重點(diǎn)及流程，要求備選廠商按照用戶單位事先提供的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，進(jìn)行現(xiàn)場演示和流程模擬，這樣做既可以使用戶單位變被動(dòng)為主動(dòng)，緊緊把握重點(diǎn)需求，又可以使用戶單位在較短的時(shí)間內(nèi)了解備選廠商的軟件產(chǎn)品的功能、模塊之間集成程度和解決問題的能力。經(jīng)過分析、比較，剔除明顯不能滿足需求的廠商。
三、后期考察階段
最后，對(duì)剩下的備選廠商和典型用戶進(jìn)行考察。大型信息化項(xiàng)目實(shí)施過程中，實(shí)施顧問、尤其是項(xiàng)目經(jīng)理的能力和實(shí)施經(jīng)驗(yàn)非常關(guān)鍵，但由于高級(jí)人才缺乏，使得“高級(jí)顧問打單、初級(jí)顧問實(shí)施”的現(xiàn)狀在軟件廠商中普遍存在。因此，要重點(diǎn)考慮備選廠商的行業(yè)背景、人才現(xiàn)狀和本地化服務(wù)能力，包括服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)設(shè)置、本地服務(wù)的技術(shù)力量和水平、響應(yīng)時(shí)間、二次開發(fā)能力等因素，保證項(xiàng)目后期可以得到及時(shí)的服務(wù)。由于軟件廠商一般在典型用戶中都有“關(guān)系戶”，所以在考察典型用戶之前，要對(duì)考察的內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)策劃，在現(xiàn)場交流與溝通的過程中有目的地要求對(duì)方介紹相關(guān)情況，考察的重點(diǎn)是成熟用戶的集成應(yīng)用情況。
隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，信息化項(xiàng)目越來越復(fù)雜，采用的信息系統(tǒng)也越來越多，而各系統(tǒng)的集成問題成為目前信息化實(shí)施過程中的瓶頸問題。因此，要求備選廠商提供與已有或?qū)?yīng)用的軟件產(chǎn)品的集成方案。
完成以上步驟后，選型組召開一個(gè)內(nèi)部會(huì)議，依據(jù)評(píng)分表對(duì)候選廠商進(jìn)行評(píng)分，最終選擇兩至三家符合條件的軟件廠商進(jìn)入合同談判階段。
