檔案管理信息化就是要利用計算機網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫信息技術(shù)手段實現(xiàn)館藏各類檔案的數(shù)字化，將網(wǎng)絡(luò)化辦公條件下的電子文檔管理網(wǎng)絡(luò)一體化，通過辦公網(wǎng)絡(luò)，逐漸完成各種檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，并使用文檔一體化管理軟件來完成電子文件的歸檔。檔案信息化建設(shè)包括的范圍比較廣泛，一般包括檔案信息數(shù)字化建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、法制化建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和人才隊伍建設(shè)等方面。下面從以下幾個方面談?wù)勅绾瓮七M(jìn)檔案信息化建設(shè)。
1.推進(jìn)檔案信息的數(shù)字化建設(shè)。
近年來，檔案載體迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案如何收集、保管、保護(hù)和利用，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是實現(xiàn)檔案的數(shù)字化。所謂檔案數(shù)字化，就是以館(室)藏檔案資料紙質(zhì)或機讀形式為主要物質(zhì)對象，將紙質(zhì)文件、照片、圖紙及音頻、視頻錄像等原始檔案資料通過掃描、轉(zhuǎn)化等現(xiàn)代化信息手段而轉(zhuǎn)化為電子資源，成為微機軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。
檔案信息數(shù)字化是檔案信息化的基礎(chǔ)，數(shù)字化資源由于貯存于電腦硬盤、光盤庫等數(shù)字貯存介質(zhì)上，其優(yōu)勢在于查詢便捷，方便復(fù)制轉(zhuǎn)移，又可提高安全度。當(dāng)今社會，人們的時間意識越來越強，領(lǐng)導(dǎo)作出鶯大決策需要迅速、準(zhǔn)確;各職能部門工作查考要求快速及時;社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，檔案管理部門從封閉走向開放。從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
2.推進(jìn)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。
檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是信息化建設(shè)的前提和必要條件。檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化建設(shè)包括了計算機安全法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)字梢案信息資源合法化確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)，檔案文件、電子文檔信息化處理的規(guī)范，電子文檔數(shù)據(jù)存儲、壓縮、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)加密、水印技術(shù)和系統(tǒng)軟硬件沒施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。
隨著電子政務(wù)的推行，電子公文、電子檔案的接收、歸檔、管理必須按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行;在文本、圖像、音頻、視頻等檔案信息資源多樣性的情況下，只有按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行制作，才能使多元的檔案信息資源得以順利存儲、管理、使用;隨著信息技術(shù)迅速發(fā)展，硬件設(shè)備與軟件系統(tǒng)升級換代日益加快，為適應(yīng)新舊設(shè)備與系統(tǒng)的兼容性，滿足數(shù)字資源長期保存的需要，也必須按照標(biāo)準(zhǔn)化的要求開展檔案的信息化丁作。因此。檔案信息化建設(shè)更加需要講求統(tǒng)一技術(shù)語言，更加需要講求標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。推進(jìn)檔案信息化建設(shè)必須加強檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化。但目前的狀況是：計算機軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實用性等方面存在嚴(yán)重的不足;計算機及其有關(guān)設(shè)備型號各異，設(shè)備檔次參差不齊，沒有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境;檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一;并且由于缺乏技術(shù)組織上的支持和系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐。缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn);這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。
檔案信息化工作的開展，越來越要求樹立檔案：作標(biāo)準(zhǔn)化的意識，徹底改變在傳統(tǒng)檔案工作條件下各自為政、標(biāo)準(zhǔn)各異的檔案管理狀況。目前已出臺一些檔案信息化方面的標(biāo)準(zhǔn)，如《CAD文件與檔案管理》、《電子文件歸檔管理》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》等國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，具有很強的針對性、適應(yīng)性和操作性。這就需要加強這些標(biāo)準(zhǔn)的宣傳和貫徹，加強檔案工作人員培訓(xùn)，樹立標(biāo)準(zhǔn)化意識，不斷提高檔案信息化建設(shè)方面的標(biāo)準(zhǔn)化知識水平和實際應(yīng)用能力，同時要加強標(biāo)準(zhǔn)的實際推廣應(yīng)用，解決貫徹標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)操作問題，加快標(biāo)準(zhǔn)推廣并提高標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用水平。
3．推進(jìn)檔案信息化的法制建設(shè)。
在檔案信息化建設(shè)過程中，越來越表現(xiàn)出對法制化的依賴。加強檔案法制化建設(shè)，是適應(yīng)新時期檔案工作發(fā)展的新形勢，推動檔案事業(yè)協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展的重要保證?！秾嵤┚V要》提出，要加快推進(jìn)檔案信息化法制建設(shè)，適時提出比較成熟的行政立法建議，推動相關(guān)配套行政規(guī)章的制訂和完善。檔案信息化管理的法制建設(shè)主要包括以下幾個方面的內(nèi)容：一是對現(xiàn)有檔案法規(guī)、國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)加以貫徹執(zhí)行。據(jù)有關(guān)資料顯示，在制定的技術(shù)規(guī)范中(如上文所述)，貫徹標(biāo)準(zhǔn)的只在少數(shù)。采標(biāo)率很低，大部分單位對已經(jīng)頒布實施的國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)毫不了解。根據(jù)這種狀況，應(yīng)以法律法規(guī)的形式加以確定，變行政管理為法制管理，增加其約束力。二是社會的發(fā)展日新月異，檔案信息化進(jìn)程不斷加快，需要對新的領(lǐng)域、新的載體、新的檔案關(guān)系和新的檔案管理主體進(jìn)行立法，同時修改、廢止不適應(yīng)發(fā)展要求的檔案法規(guī)。三是大量電子檔案能否發(fā)揮其應(yīng)有使用價值缺乏法律依據(jù)。在電子文檔的形成過程中，打亂了或者是破壞了原始文件的本來順序。原本清晰的法律責(zé)任界限變得模糊，就需要制定相關(guān)法律加以界定，從而更好地發(fā)揮電子檔案的作用。四是檔案信息化法制建設(shè)還應(yīng)包括檔案安全法規(guī)建設(shè)。現(xiàn)代信息社會中，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化使檔案存在一定的安全隱患，在推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程中必須采取一系列措施保證檔案信息的保密和安全。這一系列措施就包括法規(guī)的制定，從而保證檔案信息的安全。
4．加快檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。
基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)指的計算機網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)及其應(yīng)用。檔案信息化是隨著計算機和互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展來的。沒有計算機，或者說有了計算機而沒有進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，檔案信息化管理只能是一句空話。隨著檔案信息量的劇增，人們需要采用先進(jìn)的計算機技術(shù)實現(xiàn)檔案全方位、多層次、多功能的現(xiàn)代化管理。尤其是使用多媒體技術(shù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體的檔案材料轉(zhuǎn)化為全文、全圖、全聲的光盤儲存，并實現(xiàn)全屏幕自動檢索。所以，計算機及其配套設(shè)施必須跟上，以滿足檔案管理信息化的起碼要求。
